Angebot · Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung, die sich rechnet.
Wir finden die Abläufe, die Ihr Unternehmen Zeit und Geld kosten, und automatisieren sie dort, wo es sich wirtschaftlich lohnt. Wie das konkret aussieht, zeigen wir an einem Beispiel.
Fallbeispiel
Wendlinger Haustechnik GmbH
Ein Installationsbetrieb in Niederösterreich: Heizung, Sanitär, Service und Reparatur. Ein gesundes Unternehmen mit vollen Auftragsbüchern und einem Ablauf, der mit dem Wachstum nicht mitgewachsen ist.
- Mitarbeitende
- 26
- Mitarbeitende
- Monteure
- 14
- Monteure
- Einsätze pro Jahr
- 3.800
- Einsätze pro Jahr
- Jahresumsatz
- 3,4 Mio. €
- Jahresumsatz
Das Unternehmen ist erfunden, die Zahlen sind beispielhaft. Der Ablauf ist genau der, nach dem wir Automatisierungsprojekte durchführen.
Das Ergebnis vorweg
- statt 17 vom Einsatz bis zur Rechnung
- 1 Tag
- statt 17 vom Einsatz bis zur Rechnung
- Büroarbeit pro Jahr eingespart
- 820 h
- Büroarbeit pro Jahr eingespart
- zusätzlich verrechnet pro Jahr
- + 32.800 €
- zusätzlich verrechnet pro Jahr
- bis sich die Investition bezahlt macht
- 7 Monate
- bis sich die Investition bezahlt macht
Der Weg zum Ergebnis
Acht Schritte, vom ersten Gespräch bis zum gemessenen Erfolg.
Schritt 01 / 08 · Erstgespräch
Ein Anruf, noch keine Lösung.
Der Geschäftsführer meldet sich mit einem Satz, den wir oft hören. Das Büro kommt nicht nach, und die Rechnungen gehen zu spät raus. Er hat keine Lösung im Kopf, nur ein ungutes Gefühl. Genau das Richtige für ein erstes Gespräch.
Unsere Leistung
- Erstgespräch vor Ort oder per Video
- Gezielte Fragen zu Abläufen und Engpässen
- Offene Einschätzung, ob sich eine genauere Analyse lohnt
Aus der Praxis
Im Erstgespräch verkaufen wir keine Technologie. Wir klären, ob es einen wirtschaftlichen Hebel gibt, und sagen es offen, wenn nicht.
Gesprächsnotiz
Erstgespräch · 45 Min.
„Das Büro arbeitet bis abends Arbeitsscheine ab, und die Rechnungen gehen trotzdem zu spät raus. Am Monatsende bleibt weniger übrig, als wir gearbeitet haben.“
Unsere Notizen
- Arbeitsscheine auf Papier, Abgabe einmal pro Woche
- Zwei Bürokräfte, regelmäßig Überstunden
- Branchensoftware vorhanden, mit Schnittstelle
- Vermutung: Material wird nicht vollständig verrechnet
Nächster Schritt: ein Tag Prozessaufnahme vor Ort
Schritt 02 / 08 · Prozessaufnahme
Einen Tag lang mitgehen, statt im Besprechungsraum zu raten.
Wir begleiten einen Monteur zu seinen Einsätzen und sitzen einen Vormittag im Büro daneben. Dabei halten wir jeden Schritt fest: wer was macht, mit welchem Werkzeug, wie lange es dauert und wo Informationen verloren gehen. Zusätzlich werten wir eine Stichprobe von 200 Arbeitsscheinen aus.
Unsere Leistung
- Prozessaufnahme vor Ort, mit den Menschen, die den Ablauf täglich leben
- Dokumentation des Ist-Ablaufs über alle Rollen und Systeme
- Auswertung echter Belege statt Schätzungen
Aus der Praxis
Der dokumentierte Prozess und der gelebte Prozess sind fast nie derselbe. Die teuren Probleme stecken im gelebten.
-
1
Büro
Kunde ruft an, Auftrag wird notiert
Telefon Notizblock -
2
Büro
Auftrag in der Branchensoftware anlegen
Branchensoftware Medienbruch -
3
Büro
Monteur einplanen und informieren
Excel Telefon -
4
Monteur
Arbeitsschein von Hand ausfüllen
Papier Material wird vergessen -
5
Monteur
Scheine sammeln, einmal pro Woche abgeben
Papier Ø 6 Tage Liegezeit -
6
Büro
Arbeitsschein abtippen, Rückfragen klären
Branchensoftware Telefon Medienbruch -
7
Büro
Rechnung erstellen, drucken, versenden
Branchensoftware Post -
8
Buchhaltung
Monatlicher Export an die Steuerberatung
CSV-Datei Medienbruch
8 Schritte · 5 Problemstellen · Ø 17 Tage bis zur Rechnung
Schritt 03 / 08 · Analyse
Das Problem in Euro übersetzen.
Aus den Beobachtungen werden Zahlen. Pro Auftrag fallen rund 30 Minuten Verwaltung an. Zwischen Einsatz und Rechnung vergehen im Schnitt 17 Tage. Bei 9 Prozent der Arbeitsscheine fehlen Material oder Arbeitszeit, die nie verrechnet werden. Hochgerechnet auf 3.800 Einsätze sind das rund 39.000 Euro Umsatz pro Jahr, die unbemerkt verloren gehen.
Unsere Leistung
- Zeitaufwand und Fehlerquote in Euro bewertet
- Priorisierung nach wirtschaftlichem Hebel
- Klare Empfehlung, was zuerst angegangen wird und was nicht
Aus der Praxis
Der größte Hebel ist oft nicht die eingesparte Zeit, sondern der Umsatz, der bisher unbemerkt verloren ging.
- Arbeitsschein schreiben (Monteur)
- 10 Min.
- Abtippen (Büro)
- 8 Min.
- Rückfragen klären (Büro)
- 4 Min.
- Rechnung erstellen (Büro)
- 4 Min.
- Einsatzplanung (Büro)
- 4 Min.
- Gesamt
- 30 Min.
- vom Einsatz bis zur Rechnung
- 17 Tage
- vom Einsatz bis zur Rechnung
- der Arbeitsscheine unvollständig
- 9 %
- der Arbeitsscheine unvollständig
- nicht verrechnet pro Jahr
- ≈ 39.000 €
- nicht verrechnet pro Jahr
Grundlage: Beobachtung vor Ort, Stichprobe von 200 Arbeitsscheinen, 3.800 Einsätze pro Jahr.
Schritt 04 / 08 · Konzept
Der neue Ablauf, bevor eine Zeile Code entsteht.
Gemeinsam mit dem Büro und zwei Monteuren entwerfen wir den neuen Ablauf. Der Monteur erfasst den Einsatz direkt beim Kunden, das Material kommt aus dem Artikelstamm, der Kunde unterschreibt am Handy. Das System erstellt den Rechnungsentwurf, das Büro prüft und gibt frei. Die Einsatzplanung lassen wir bewusst, wie sie ist. Sie funktioniert, und ein kleiner erster Schritt ist schneller im Einsatz.
Unsere Leistung
- Soll-Ablauf, gemeinsam mit allen Beteiligten erarbeitet
- Festlegung von Umfang und erwartetem Nutzen
- Business Case als Entscheidungsgrundlage
Aus der Praxis
Wir automatisieren den Prozess, nicht das Chaos. Oft fallen im Konzept Schritte weg, die man gar nicht automatisieren muss.
Vorher
8 Schritte · 5 Problemstellen
- 1 Anruf notieren
- 2 Auftrag anlegen
- 3 Monteur einplanen
- 4 Arbeitsschein von Hand
- 5 Scheine wöchentlich abgeben
- 6 Abtippen und nachfragen
- 7 Rechnung drucken und senden
- 8 Export an die Buchhaltung
Nachher
5 Schritte · 0 Medienbrüche
-
1
Auftrag anlegen und einplanen
unverändert
-
2
Einsatz in der App erfassen, Kunde unterschreibt
neu
-
3
Rechnungsentwurf entsteht
automatisch
-
4
Büro prüft, gibt frei, Versand per E-Mail
ein Klick
-
5
Übergabe an die Buchhaltung
automatisch
Schritt 05 / 08 · Technik & Schnittstellen
Bestehende Systeme verbinden, statt sie zu ersetzen.
Die Branchensoftware bleibt, denn das Büro kennt sie und sie hat eine Schnittstelle. Wir ergänzen eine Web-App für die Monteure und eine Integrationsschicht, die Aufträge und Rechnungen zwischen den Systemen abgleicht. Jede Entscheidung halten wir mit ihrer Begründung fest.
Unsere Leistung
- Technologieauswahl nach Ihren Zielen, nicht nach Trends
- Prüfung und Anbindung vorhandener Schnittstellen
- Architektur und Hosting in der EU
Aus der Praxis
Neue Software einzuführen ist teuer und riskant. Vorhandene Systeme sauber zu verbinden ist oft der größere Hebel, zu einem Bruchteil der Kosten.
Monteur-App
Web-App auf den Firmenhandys, offline-fähig
verschlüsselt, abgleichen bei Empfang
Integrationsschicht
Abgleich, Protokoll, Fehleralarm
-
Branchensoftware
Aufträge, Kunden, Artikel
REST-API
-
Rechnungsversand
PDF per E-Mail an Kunden
E-Mail
-
Buchhaltung
Übergabe an die Steuerberatung
Täglicher Export
Entscheidungen und Begründung
- Web-App statt App-Store-App
- Läuft auf den vorhandenen Handys, Updates sind sofort bei allen.
- Offline-fähig
- Im Heizraum im Keller gibt es oft keinen Empfang.
- Material per Barcode
- Artikel und Preise kommen direkt aus dem Artikelstamm.
- Freigabe durch das Büro
- Die Rechnung entsteht automatisch, die Kontrolle bleibt beim Menschen.
Schritt 06 / 08 · Umsetzung
In kurzen Etappen, mit echten Daten.
Wir entwickeln in drei Etappen zu je zwei Wochen. Nach jeder Etappe sieht die Geschäftsführung funktionierende Software, keine Folien. Getestet wird mit echten Aufträgen aus der Branchensoftware, damit am Tag der Einführung keine Überraschungen warten.
Unsere Leistung
- Entwicklung von App und Schnittstellen auf Senior-Niveau
- Automatisierte Tests und Fehleralarm
- Regelmäßige Vorführung des aktuellen Stands
Aus der Praxis
Eine Automatisierung ist nur so gut wie ihr Verhalten im Fehlerfall. Jede Übertragung wird protokolliert, jeder Fehler landet sofort bei uns.
Drei Etappen zu je zwei Wochen
-
Woche 1–2
Anbindung der Branchensoftware, Abgleich von Aufträgen, Kunden und Artikeln
-
Woche 3–4
Monteur-App: Einsatz, Arbeitszeit, Material, Unterschrift
-
Woche 5–6
Rechnungsentwurf, Freigabe, Tests mit echten Aufträgen
Schritt 07 / 08 · Einführung
Das Team mitnehmen, dann das Papier abschaffen.
Zwei Monteure testen die App zwei Wochen lang im echten Einsatz. Ihr Feedback fließt sofort ein. Danach folgen eine kurze Schulung für alle und zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen wir täglich erreichbar sind. Ab der fünften Woche gibt es keinen Arbeitsschein auf Papier mehr.
Unsere Leistung
- Pilotbetrieb mit ausgewählten Mitarbeitenden
- Schulung und Begleitung im Parallelbetrieb
- Übergabe mit Dokumentation und festem Ansprechpartner
Aus der Praxis
Die beste Lösung scheitert, wenn das Team sie nicht nutzt. Deshalb gestalten die Menschen, die täglich damit arbeiten, sie mit.
-
Woche 1–2
Pilot
Zwei Monteure arbeiten mit der App im echten Einsatz.
-
Woche 3
Anpassung & Schulung
Feedback aus dem Pilot umgesetzt, 90 Minuten Schulung für alle.
-
Woche 3–4
Parallelbetrieb
App und Papier parallel, wir begleiten täglich.
-
Ab Woche 5
Papier abgeschafft
Alle Einsätze laufen über die App.
Aus dem Pilot übernommen
- Größere Schaltflächen für die Arbeit mit Handschuhen
- Foto von Typenschild und Zählerstand
- Zuletzt verwendetes Material als Schnellauswahl
Schritt 08 / 08 · Messung & Ergebnis
Was es gebracht hat, in Zahlen.
Sechs Monate nach der Einführung messen wir dieselben Kennzahlen wie in der Analyse. Die Rechnung geht jetzt am Tag nach dem Einsatz raus, und Material wird vollständig verrechnet. Das Büro hat wieder Zeit für Angebote. Weil die Ausgangswerte feststanden, ist der Nutzen belegbar statt gefühlt.
Unsere Leistung
- Messung gegen die Ausgangswerte aus der Analyse
- Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
- Vorschlag für den nächsten Hebel, etwa die Einsatzplanung
Aus der Praxis
Weil wir vorher gemessen haben, können wir nachher belegen, was die Lösung wert ist.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Einsatz bis Rechnung | 17 Tage | 1 Tag |
| Verwaltung pro Auftrag | 30 Min. | 11 Min. |
| Büroaufwand pro Jahr | 1.010 h | 190 h |
| Unvollständige Arbeitsberichte | 9 % | 1,5 % |
Wirtschaftlichkeit pro Jahr
- Eingesparte Büroarbeit (820 h × 38 €)
- + 31.200 €
- Zusätzlich verrechnete Leistungen
- + 32.800 €
- Betrieb, Wartung, Hosting
- − 4.200 €
- Ergebnis pro Jahr
- + 59.800 €
- Einmalige Investition
- 36.000 €
- Amortisation
- rund 7 Monate
- Zusätzlich rund 61.000 € weniger Kapital in noch nicht verrechneten Leistungen gebunden.
- Nicht eingerechnet: 380 Stunden pro Jahr, die die Monteure wieder beim Kunden verbringen.
Übertragbar
Nicht nur im Handwerk.
Das Muster ist fast immer dasselbe. Informationen werden händisch von einem Ort an den nächsten getragen, und dabei gehen Zeit und Geld verloren. Typische Ansatzpunkte:
-
Auftrags- und Bestelleingang
Bestellungen aus E-Mails und PDFs landen automatisch in der Warenwirtschaft.
-
Eingangsrechnungen
Belege werden erkannt, geprüft, zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt.
-
Angebote
Angebote entstehen aus Vorlagen und Preislisten in Minuten statt Stunden.
-
Datenabgleich
Shop, Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung bleiben ohne Doppelpflege synchron.
-
Berichte
Auswertungen, die jemand jede Woche händisch zusammenstellt, liegen automatisch bereit.
-
Kundenkommunikation
Terminbestätigungen und Erinnerungen gehen von selbst raus.
Ist Ihr Ablauf ein guter Kandidat?
Wenn Sie bei mindestens zwei Punkten nicken, lohnt sich ein Gespräch.
- Er passiert täglich oder wöchentlich, immer nach ähnlichen Regeln.
- Daten werden händisch von einem System ins nächste übertragen.
- Fehler kosten Geld oder das Vertrauen Ihrer Kunden.
- Das Wissen steckt in einzelnen Köpfen und fehlt bei Urlaub oder Krankheit.