Angebot · KI-Integration & Datensouveränität
KI für Ihr Unternehmen. Ihre Daten bleiben im Haus.
Ihr Team will mit KI arbeiten, und Sie wollen rechtlich auf der sicheren Seite bleiben. Wir lösen dieses Dilemma mit einem KI-Assistenten, der auf einem Server in Ihrem Unternehmen läuft und Ihre Dokumente und Systeme kennt. Vertrauliche Daten verlassen nie das Haus.
Kurz erklärt
Ihr Team nutzt KI vermutlich längst. Die Frage ist, wo Ihre Daten landen.
In vielen Unternehmen arbeiten Mitarbeitende längst mit ChatGPT, Claude oder anderen KI-Diensten, oft mit privaten Konten und ohne Wissen der Geschäftsführung. Man spricht von Schatten-KI. Was dabei eingegeben wird, landet auf Servern der Anbieter, meist in den USA. Darunter Kundendaten und Verträge.
Das verstößt schnell gegen die DSGVO und gegen die Datenschutzzusagen in Ihren Kundenverträgen. Ein Verbot hilft wenig, denn der Nutzen von KI ist zu groß. Die Lösung ist eine KI, die genauso hilft, aber in Ihrem Unternehmen bleibt.
Cloud-KI
z. B. ChatGPT, Claude, Copilot
- Läuft auf Servern des Anbieters, meist in den USA
- Jede Eingabe verlässt Ihr Unternehmen
- Kontrolle über Daten und Modell liegt beim Anbieter
KI im eigenen Haus
offenes Sprachmodell auf Ihrem Server
- Läuft in Ihrem Serverraum oder Rechenzentrum
- Keine Eingabe und kein Dokument verlässt Ihr Netzwerk
- Sie behalten die volle Kontrolle
Offene Sprachmodelle lassen sich auf eigenen Servern betreiben und stehen den bekannten Cloud-Diensten bei den meisten Büroaufgaben kaum nach. Wir wählen das passende Modell für Ihre Aufgaben, installieren es und verbinden es mit Ihren Systemen.
Technisch und rechtlich auf der sicheren Seite.
Wir kümmern uns um beides, um eine Technik, bei der Ihre Daten nachweislich im Haus bleiben, und um die Dokumentation, die Ihre Datenschutzbeauftragten und Ihre Kunden brauchen. So nutzen Sie KI ohne rechtliches Risiko.
-
Daten bleiben im Haus
Anfragen und Dokumente verlassen nie Ihr Netzwerk. Das erfüllt auch strenge Vorgaben wie Berufsgeheimnis und DSGVO.
-
Keine Kosten pro Nutzer
Einmal installiert, arbeitet Ihr ganzes Team damit, ohne monatliche Lizenz pro Kopf.
-
Verbunden mit Ihren Systemen
Der Assistent kennt Ihre Dokumente und Vorlagen und antwortet mit Quellenangabe.
Fallbeispiel
Brunnhuber Steuerberatung GmbH
Eine Steuerberatungskanzlei in Oberösterreich: Buchhaltung, Lohnverrechnung, Jahresabschlüsse und Beratung für Unternehmen und Private. Ein erfolgreiches Team, das mehr Mandate annehmen könnte, wenn der Arbeitsalltag weniger Zeit fressen würde.
- Mitarbeitende
- 32
- Mitarbeitende
- Mandanten
- 1.100
- Mandanten
- Dokumente im Archiv
- 180.000
- Dokumente im Archiv
- Daten, die das Haus verlassen dürfen
- 0
- Daten, die das Haus verlassen dürfen
Das Unternehmen ist erfunden, die Zahlen sind beispielhaft. Der Ablauf ist genau der, nach dem wir KI-Projekte im eigenen Haus umsetzen.
Das Ergebnis vorweg
- pro Woche mehr Zeit für Mandanten
- 82 h
- pro Woche mehr Zeit für Mandanten
- des Teams arbeitet täglich mit dem Assistenten
- 91 %
- des Teams arbeitet täglich mit dem Assistenten
- Mandantendaten bei Cloud-Anbietern
- 0
- Mandantendaten bei Cloud-Anbietern
- bis sich die Investition bezahlt macht
- 4 Monate
- bis sich die Investition bezahlt macht
Der Weg zum Ergebnis
Acht Schritte zur eigenen KI im Unternehmen.
Schritt 01 / 08 · Erstgespräch
Das Team nutzt KI längst. Nur weiß niemand, wohin die Daten gehen.
Die Kanzleiinhaberin der Brunnhuber Steuerberatung GmbH ruft an, nachdem sie etwas Beunruhigendes erfahren hat. Mehrere Mitarbeitende nutzen ChatGPT längst für ihre Arbeit, auf eigene Faust und mit privaten Konten. Was dort eingegeben wurde, weiß niemand genau. Mandantendaten unterliegen aber dem Berufsgeheimnis. Verbieten will sie KI nicht, ihr Team soll davon profitieren. Sie braucht eine Lösung, die sicher ist und die sie selbst im Griff hat.
Unsere Leistung
- Erstgespräch vor Ort oder per Video
- Einordnung: Was kann KI im eigenen Haus heute leisten?
- Offene Einschätzung von Nutzen und Aufwand
Aus der Praxis
Wer seinem Team kein sicheres KI-Werkzeug anbietet, hat Schatten-KI im Haus. Wer eines anbietet, gewinnt Produktivität und die Kontrolle über seine Daten zurück.
Gesprächsnotiz
Erstgespräch · 45 Min.
„Ich habe erfahren, dass einige im Team ChatGPT längst für Mandantenanfragen nutzen. Ich will ihnen KI nicht wegnehmen, aber so kann es nicht bleiben.“
Unsere Notizen
- Mehrere Mitarbeitende nutzen KI privat für die Arbeit
- Viel Zeit mit Suchen in Akten und Vorjahren
- Schreiben an das Finanzamt werden jedes Mal neu formuliert
- Wunsch: KI-Werkzeug, das die Kanzlei nicht verlässt
Nächster Schritt: eine Woche Arbeitsalltag analysieren
Schritt 02 / 08 · Analyse
Herausfinden, wo die Zeit hingeht.
Eine Woche lang erfassen die Mitarbeitenden, womit sie ihre Zeit verbringen. Dazu führen wir Gespräche mit jedem Team. Das Bild ist klar. Fast 150 Stunden pro Woche fließen in Aufgaben, bei denen ein KI-Assistent enorm helfen kann. Allen voran das Suchen in Akten und Vorjahren.
Unsere Leistung
- Analyse des Arbeitsalltags über alle Teams
- Bewertung, welche Aufgaben sich für KI eignen
- Priorisierung nach Zeitersparnis und Nutzen
Aus der Praxis
Der größte Hebel liegt selten in einem spektakulären Anwendungsfall. Er liegt in vielen kleinen Aufgaben, die jeden Tag Zeit kosten.
- Akten, Vorjahre und Unterlagen durchsuchen
- 46 h
- Mandantenanfragen per E-Mail beantworten
- 38 h
- Schreiben an das Finanzamt entwerfen
- 29 h
- Bescheide prüfen und zusammenfassen
- 21 h
- Rechtslage und Rundschreiben recherchieren
- 14 h
- Gesamt
- 148 h
Grundlage: Zeiterfassung über eine Woche, Gespräche mit allen Teams.
Schritt 03 / 08 · Datenschutz & Anforderungen
Klare Regeln, bevor die erste Frage gestellt wird.
Gemeinsam mit der Kanzleiinhaberin legen wir fest, was die KI darf und was nicht. Die wichtigste Anforderung ist einfach. Keine Anfrage und kein Dokument verlässt das Netzwerk der Kanzlei. Außerdem soll jede Person nur Akten finden, auf die sie auch heute Zugriff hat.
Unsere Leistung
- Anforderungen an Datenschutz und Berufsgeheimnis
- Übernahme der bestehenden Zugriffsrechte
- Dokumentation als Grundlage für Datenschutz und Mandanten
Aus der Praxis
Datenschutz ist bei KI eine Frage der Architektur. Mit KI im eigenen Haus wird er zum Argument gegenüber Ihren Kunden.
Für die Brunnhuber Steuerberatung GmbH kommt nur KI im eigenen Haus infrage.
Schritt 04 / 08 · Konzept
Vier Aufgaben, bei denen die KI sofort hilft.
Aus der Analyse entstehen vier konkrete Anwendungsfälle. Bei allen gilt dasselbe Prinzip. Die KI liefert einen Vorschlag mit Quellenangabe, die Fachkraft prüft und entscheidet. So wird die Arbeit schneller, und die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.
Unsere Leistung
- Anwendungsfälle, gemeinsam mit dem Team ausgewählt
- Vorlagen und Anweisungen für wiederkehrende Aufgaben
- Business Case mit erwarteter Zeitersparnis
Aus der Praxis
Erfolgreiche KI-Einführungen starten mit wenigen, klaren Anwendungsfällen. Sobald das Team den Nutzen erlebt, kommen die weiteren Ideen von selbst.
-
01
Wissenssuche im Archiv
Fragen in normaler Sprache, Antworten aus Akten und Vorjahren, mit Quelle.
-
02
Antworten an Mandanten
Entwurf für die Antwort-E-Mail, auf Basis der Akte und im Ton der Kanzlei.
-
03
Schreiben an das Finanzamt
Vorhaltsbeantwortungen und Beschwerden aus Vorlagen und Sachverhalt.
-
04
Bescheide zusammenfassen
Die wichtigsten Punkte und Abweichungen auf einen Blick.
Die KI schlägt vor, die Fachkraft prüft und entscheidet.
Schritt 05 / 08 · Technik & Modellwahl
Ein eigener KI-Server, genau passend dimensioniert.
Der KI-Server steht im Serverraum der Kanzlei und ist mit dem Dokumentenarchiv und der Kanzleisoftware verbunden. Das Team erreicht den Assistenten im Browser und direkt aus Outlook. Welches Sprachmodell es wird, entscheiden wir nicht nach Gefühl. Wir testen verschiedene offene Modelle mit echten Aufgaben aus dem Kanzleialltag und dimensionieren die Hardware passend dazu.
Unsere Leistung
- Auswahl und Test offener Sprachmodelle mit Ihren echten Aufgaben
- Dimensionierung und Beschaffung der Hardware
- Anbindung an Dokumentenarchiv und Kanzleisoftware
Aus der Praxis
Welches Modell und welche Hardware passen, hängt von Ihren Aufgaben und der Zahl der Nutzer ab. Wir kennen die gängigen offenen Modelle aus der Praxis und wissen, welches für Ihre Aufgaben gut genug ist, ohne dass Sie für Leistung bezahlen, die Sie nicht brauchen.
Netzwerk der Kanzlei
Team der Kanzlei
Im Browser und direkt in Outlook
KI-Server
Sprachmodell und Dokumentensuche
-
Dokumentenarchiv
Akten, Vorjahre, Bescheide
-
Kanzleisoftware
Mandanten und Fristen
-
Vorlagen & Wissen
Muster, Rundschreiben, Leitfäden
Keine Verbindung zu Cloud-KI
Eckdaten der Lösung
- Standort
- Serverraum der Kanzlei
- Sprachmodell
- offenes Modell, im Test ausgewählt
- Nutzer gleichzeitig
- ganzes Team
- Zugriffsrechte
- aus dem bestehenden Archiv übernommen
Schritt 06 / 08 · Installation & Anbindung
In vier Wochen vom Server zum fertigen Assistenten.
Wir installieren den KI-Server, lesen das Dokumentenarchiv ein und übernehmen dabei die bestehenden Zugriffsrechte. Danach richten wir Vorlagen und Anweisungen für die vier Anwendungsfälle ein. Der Assistent antwortet in der Sprache der Kanzlei und nennt zu jeder Aussage die Quelle, damit sich jede Antwort mit einem Klick prüfen lässt.
Unsere Leistung
- Installation und Einrichtung des KI-Servers
- Einlesen des Dokumentenarchivs mit bestehenden Rechten
- Vorlagen, Anweisungen und Tests mit echten Aufgaben
Aus der Praxis
Quellenangaben sind der Schlüssel zum Vertrauen. Wenn jede Antwort auf das Originaldokument verweist, nutzt das Team den Assistenten vom ersten Tag an.
Vier Wochen bis zum Start
-
Woche 1
Hardware, Installation, Modelltest
-
Woche 2–3
Archiv einlesen, Rechte übernehmen, Anbindung
-
Woche 4
Vorlagen, Anweisungen, Tests mit echten Aufgaben
Schritt 07 / 08 · Schulung & Einführung
Das Team befähigen, nicht nur ein Werkzeug hinstellen.
Zuerst arbeiten vier KI-Botschafter aus verschiedenen Teams zwei Wochen mit dem Assistenten. Danach folgen kurze Schulungen für alle und ein Leitfaden für den Umgang mit KI in der Kanzlei. Die Botschafter bleiben erste Ansprechpartner im Alltag.
Unsere Leistung
- Pilot mit KI-Botschaftern aus dem Team
- Schulungen und Leitfaden für den Umgang mit KI
- Begleitung in den ersten Wochen, fester Ansprechpartner
Aus der Praxis
Teams, die in kurzer Zeit sicher mit KI arbeiten, haben eines gemeinsam, nämlich gute Beispiele aus dem eigenen Alltag. Deshalb schulen wir mit echten Aufgaben statt mit Theorie.
-
Woche 1–2
Pilot
Vier KI-Botschafter arbeiten täglich mit dem Assistenten.
-
Woche 3
Schulung
Zwei kurze Einheiten für alle, mit Aufgaben aus dem Kanzleialltag.
-
Woche 3–4
Begleitung
Wir sind täglich erreichbar, die Botschafter helfen im Team.
-
Ab Woche 5
Regelbetrieb
Das ganze Team arbeitet mit dem Assistenten.
Aus dem Pilot übernommen
- Sammlung bewährter Fragen für jedes Team
- Direkter Knopf für E-Mail-Entwürfe in Outlook
- Eigene Vorlagen für häufige Schreiben an das Finanzamt
Schritt 08 / 08 · Messung & Ergebnis
Was es gebracht hat, in Zahlen.
Drei Monate nach dem Start erfasst das Team noch einmal eine Woche lang seine Zeit. Für die fünf analysierten Aufgaben braucht es jetzt weniger als die Hälfte. Mandanten bekommen ihre Antwort meist noch am selben Tag, und die gewonnene Zeit fließt in neue Mandate und Beratung.
Unsere Leistung
- Messung gegen die Ausgangswerte aus der Analyse
- Betrieb, Wartung und Modell-Updates
- Ausbau um weitere Anwendungsfälle
Aus der Praxis
Die Investition in KI im eigenen Haus ist planbar, ohne Kosten pro Nutzer und ohne Überraschungen bei der Abrechnung. Je mehr das Team damit arbeitet, desto besser rechnet sie sich.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit für die fünf Aufgaben pro Woche | 148 h | 66 h |
| Suche in Akten und Vorjahren pro Woche | 46 h | 12 h |
| Antwort auf Mandantenanfragen | Ø 2 Tage | am selben Tag |
| Team arbeitet täglich mit KI | – | 91 % |
Wirtschaftlichkeit pro Jahr
- Gewonnene Zeit (82 h × 46 Wochen × 55 €)
- + 207.500 €
- Betrieb, Wartung, Updates, Strom
- − 9.600 €
- Ergebnis pro Jahr
- + 197.900 €
- Einmalige Investition inkl. Hardware
- 70.000 €
- Amortisation
- rund 4 Monate
- Gewonnene Zeit mit 55 € pro Stunde bewertet.
- Nicht eingerechnet: zusätzliche Mandate und zufriedenere Mandanten durch schnellere Antworten.
Übertragbar
Nicht nur für Kanzleien.
Überall dort, wo vertrauliche Daten auf viel Wissensarbeit treffen, spart KI im eigenen Haus Zeit, ohne ein Risiko einzugehen. Typische Einsatzbereiche:
-
Rechtsanwaltskanzleien
Akten durchsuchen und Schriftsätze vorbereiten.
-
Arztpraxen und Gesundheit
Befunde zusammenfassen und Arztbriefe entwerfen.
-
Industrie und Technik
Handbücher und Konstruktionsunterlagen durchsuchbar machen, ohne Know-how preiszugeben.
-
Finanzen und Versicherung
Verträge prüfen und Anfragen schneller beantworten.
-
Personalabteilungen
Fragen zu Richtlinien und Verträgen beantworten, Dokumente vorbereiten.
-
Öffentliche Verwaltung
Anträge vorprüfen und Bescheide entwerfen.
Ist KI im eigenen Haus das Richtige für Sie?
Wenn Sie bei mindestens zwei Punkten nicken, lohnt sich ein Gespräch.
- Ihr Team arbeitet täglich mit Dokumenten und Wissen aus Akten.
- Vertrauliche Daten dürfen nicht an Cloud-Anbieter gehen.
- Ihre Mitarbeitenden nutzen KI bereits, ohne dass Sie wissen, welche Daten dabei das Haus verlassen.
- Viel Zeit fließt in Suchen und Formulieren.